På bare tre dage fik Region Midtjylland udviklet en ny funktion til deres dokumentsystem – midt i forårets corona-krise. Offentlig privat innovation – og god indsigt i regionens behov – resulterede i en akutfunktion, så 30.000 medarbejdere hurtigt var opdaterede med de nyeste corona-retningslinjer under nedlukningen.

Da Danmark lukkede ned 11. marts 2020, opstod der et akut behov i Region Midtjylland. Retningslinjerne til personalet fra Sundhedsstyrelsen ændrede sig hurtig, og nye retningslinjer blev udsendt på daglig basis. De 30.000 sundhedsmedarbejdere i regionen fik derfor behov for lynhurtige opdateringer af retningslinjerne. Heldigvis har regionen et solidt samarbejde med leverandøren af det elektroniske dokumentstyringssystem, og på rekordtid blev en ny funktion udviklet og tilføjet.

Allerede tre dage efter nedlukningen – den 14. marts – var systemet e-Dok gearet til Region Midtjyllands nye krav.

En fælles indsats fra leverandør, personale og regionens kvalitetsafdeling gjorde, at den nye funktion hurtigt blev udviklet og implementeret, så vores medarbejdere hurtigt var opdaterede på de nye retningslinjer, fortæller Merete Celert Holmstrøm, IT-specialist og produktforvalter for e-Dok i Region Midtjylland.

Godt samarbejde med leverandøren

Da antallet af nye og tilrettede retningslinjer fra Sundhedsstyrelsen steg, fik Region Midtjylland brug for en akutfunktion. De dokumentansvarlige skulle kunne pushe nye retningslinjer endnu hurtigere ud til medarbejderne – og medarbejderne skulle vide, når der var tale om ny retningslinje, som skulle haste-implementeres.

Samarbejdet med leverandøren var afgørende for, at vi kunne udvikle akutfunktionen så hurtigt. I fællesskab formulerede vi kravene til løsningen. Leverandøren pegede på nogle eksisterende funktioner, som kunne merges og optimeres, og derved fik vi udviklet den akutfunktion, vi havde brug for, fortæller Merete Celert Holmstrøm.

System klarede massivt pres

Dokumentstyringssystemet e-Dok leveres af virksomheden Improvento, som leverer samme løsning til Region Hovedstanden under navnet VIP.

I de tre forårsmåneder registrerede systemet, at et dokument blev åbnet ca. 200.000 gange mere end i samme periode 2019. (876.196 åbninger mod 617.544).

Presset på systemet gjorde det særligt vigtigt for Improvento at holde den tætte kontakt til regionerne, fortæller direktør Anette Algreen, Improvento.

Vores system blev udsat for den ultimative test i de måneder, og derfor fulgte vi hele tiden op på, om det fungerede, som det skulle, og om de i alt 70.000 sundhedsprofessionelle fik de opdateringer, de havde brug for til rette tid, fortæller Anette Algreen.

Improvento evaluerede løbende deres system og fokuserede bl.a. på om systemet levede op til kravene inden for:

  • Kapacitet
  • Svartider
  • Antal brugere

Akutfunktionen i e-Dok er løbende blevet evalueret af Region Midtjylland, og i juni og november 2020 blev der tilføjet små tilpasninger, så funktionen hele tiden følger den aktuelle COVID 19-situation.

Læring

  • Det var en stor fordel, at virksomheden kendte regionen og medarbejdernes behov inden corona-lockdown.
  • Det var vigtigt, at regionen præcist kunne beskrive, hvad den nye funktion skulle kunne.
  • Følg op på samarbejdet – også når situationen ændrer sig.

Artiklen er udarbejdet Welfare Tech

e-Dok er Region Midtjyllands version af kvalitetsstyringsløsningen Quality Suite, som sørger for at medarbejderne altid har adgang til valid information i form af politikker, retningslinjer og instrukser.