Birk TeQ 2018-06-04T10:08:27+00:00

Project Description

Birk TeQ har sat strøm til Persondataforordningen

Birk TeQ havde behov for en løsning, der kunne gøre dem i stand til at leve op til Persondataforordningen. I samarbejde med en række el-installatører har Improvento udviklet en løsning, der er baseret på installatørernes specifikke behov og arbejdsrutiner. Løsningen kan bruges af alle el-installatører i Danmark. Du kan læse mere om vores løsning her.

Tekniqs juridiske persondataekspert Preben Meinicke-Søes evaluerede den samlede løsning hos Birk TeQ og fandt den velegnet til installatører. Han bekræftede overfor Birk TeQ, at løsningen indeholder de elementer, der var relevante for at leve op til forordningen.

I forbindelse med samarbejdet med Birk TeQ, har Improvento interviewet Sten Madsen, rådgivende installatør hos Birk TeQ om brancheløsningen.

Hvad tænkte du, da Improvento rettede henvendelse om deltagelse i et pilotprojekt omkring en brancheløsning?

“Jeg tænkte, at det var en god ide med en brancheløsning. Vi har mange af de samme problemstillinger og processer i branchen, og umiddelbart er der ingen konkurrencemæssige elementer i persondataområdet. Vi må indrømme, at vi her i huset ikke har styr på alle processerne omkring persondata – jeg vil gerne beskytte mine medarbejdere og kunder – så det skal der være styr på.”

Hvad var dine forventninger, da projektet startede?

“Jeg gik ind i projektet med et åbent sind og med forventning om, at jeg måske kunne få noget ud af det.  Jeg kunne måske få løst opgaven omkring afdækning af mine processer og en vurdering af, hvad jeg skulle gøre.

Ellers var jeg spændt på, hvordan de ville gribe det an, og hvor langt vi kunne komme i processen.”

Hvordan har din oplevelse af processen med Improvento været?

“Jeg synes fra starten, at der var en god kemi og frem for alt gensidig åbenhed om formål og fælles forventninger til processen.

Jeg synes, de har grebet processen meget professionelt an, og ”taget os med på rejsen”. Vi skulle lige have afstemt terminologi, da persondataområdet og it jo er meget engelsk og fagsprog, der ikke helt matcher vores dagligdag.

Jeg synes, Improvento mødte velforberedte op, og tog os igennem processerne med en fin lydhørhed overfor vores dagligdag og de opgaver og processer, vi har i vores branche.

Vi havde som virksomhed fin indflydelse på, hvad der var relevant i netop vores forretning.”

Hvilken betydning har Tekniqs deltagelse i processen haft?

“Det, at Tekniqs juridiske ekspert deltog i processen, har været en fordel, da det bibragte dels en faglig juridisk branchevinkel, og dels fordi det skabte en troværdighed for os såvel som Improvento. Det sikrer begge parter en god og troværdig løsning.”

Hvad er resultatet af jeres pilotprojekt?

“Vi har fået et resultat, der sikrer, at vi kan dokumentere, hvad vi har og gør. Vi har fået en liste over mangler, som vi skal arbejde med. Nu føler vi os trygge ved at gå den 25. maj og persondataforordningen i møde, for vi har sikkerhed for, at vi gør som vi skal.

Improvento har skabt en brancheløsning, der efter min bedste overbevisning kan tage kolleger i branchen 70-90% i mål, lidt afhængig af virksomhedsstørrelse. De forstår vores processer, vores branche og vores forretning. De har en god pragmatisk tilgang og gør det ikke sværere end det er.”

Hvorfor anvender du ikke de skabeloner som Tekniq, Dansk Byggeri og andre tilbyder?

“Skabelonerne er gode og der er taget udgangspunkt i disse i Improventos løsning. Skabelonerne lægger op til, at man skal anvende Word og Excel i sit arbejde. Det rækker bare ikke.

Hvis du -som jeg- vil bruge lejligheden til at få mere styr på din forretning og sikre, at I bliver ved med at følge loven og forordningen, så skal der en komplet løsning til.

Løsningen kan også anvendes til en række andre styringsdokumenter i min forretning. Det potentiale ser jeg som det værdiskabende i processen, og på denne måde får vi tre gode mål opfyldt:

  1. vi har helt styr på vore kunders data
  2. vi ved præcis, hvilke data vi har omkring medarbejdere, og hvor de er
  3. vi har et rigtig godt system til at håndtere alle dokumenter med følsomme oplysninger

Jeg glæder mig meget over, at vi nu får endnu mere styr på at optimere processerne i min forretning. Og jeg har fået et internt ‘ejerskab.”

Hvor står I så nu?

“Nu har vi en løsning, der sikrer, at alle mand i virksomheden kan få forståelse for, hvad hver enkelt skal i forhold til persondata.

Systemet giver langt større værdi for vores forretning, end jeg havde drømt om i starten. Vi har fået styr på, hvad vi har, og hvordan det anvendes i organisationen.

Vi er gået i gang og har haft den første omgang ”oprydning” i vores processer for, hvordan vi passer på vores data. Vi tager oprydningen i en prioriteret rækkefølge alt efter risiko og omkostning.

Efterhånden har vi fået overblik over, hvad vi mangler, og hvordan vi skal planlægge de enkelte indsatsområder. Vi har fået øjnene op for, hvilken værdi et godt system og et bedre overblik giver i hverdagen.

Og sidst men ikke mindst er vi blevet opmærksomme på, hvor vi har persondata, og hvordan vi passer godt på både kunders og medarbejderes data.”

Læs mere om brancheløsningen

Om Birk TeQ

Birk TeQ har eksisteret siden 1979 og er gået fra at være en traditionel el-installatør virksomhed til et teknisk hus. I dag er Birk TeQ specialister indenfor alt el-arbejde, sikring, tele og data og sikrer, at du som forbruger opnår en sikker forbindelse. Birk TeQ hører til i Herning, men servicerer det meste af Jylland.