Hospitalsapoteket, Region Midtjylland 2020-06-18T13:41:18+01:00

Project Description

Kvalitet på dagsordenen hos Hospitalsapoteket i Region Midtjylland

Hos Region Midtjyllands Hospitalsapotek var der brug for et system, hvor alle medarbejdere let kunne finde opdaterede og korrekte politikker, retningslinjer og instrukser. Hospitalsapoteket fremstiller og leverer hver dag medicin til Region Midtjyllands hospitaler, og det stiller høje krav til håndteringen af retningslinjerne til medarbejderne.

Tidligere havde de kun et word-baseret system, som var svært at finde rundt i:
”Alle dokumenternes havde talkombinationer som navne, som man kun forstod, hvis man havde været på arbejdspladsen længe.” siger Ole Nielsen, e-Dok-koordinator ved Hospitalsapoteket, Region Midtjylland i Aarhus.

Det var heller ikke ligetil at give nye politikker, retningslinjer eller instrukser videre til medarbejderne: ”Når man skulle give folk besked, var det rent manuelt arbejde. Man skulle fysisk rundt til den enkelte og have kvittering på et stykke papir, ” siger Ole Nielsen.

e-Dok er Region Midtjyllands version af kvalitetsstyringsløsningen Quality Suite, som sørger for at medarbejderne altid har adgang til valid information i form af politikker, retningslinjer og instrukser.

Styr på dokumenterne

Med hjælp fra e-Doks modul til dokumentstyring er det nu blevet mere effektivt at dele de vigtige dokumenter, så alle på afdelingen altid leverer samme høje kvalitet:

e-Dok sender læsekvitteringer ud, så vi kan sikre at alle medarbejdere har læst de nyeste politikker, retningslinjer og instrukser. Det giver et rigtig godt overblik” siger e-Dok-koordinatoren.

Efterhånden har afdelingens dokumentsamling vokset sig større, og derfor har det været afgørende at medarbejderne har haft nemt ved at finde de nødvendige dokumenter:

”Vi har omkring 1700 dokumenter i e-Dok med politikker, retningslinjer og instrukser for alt fra hvordan man fremstiller lægemidler til, hvordan man går igennem en sluse med det helt rigtige tøj. ” siger Ole Nielsen og forsætter: ”Her er søgefunktionen rigtig vigtig. Den er jo som google, og det er jo fantastisk, når man hurtigt skal finde noget.”

Kvalitet og læring i stærkt samarbejde

Ifølge Ole Nielsen er det også vigtigt at han som redaktør i systemet har et dashboard, som giver ham overblik over, hvor mange dokumenter der venter på godkendelse.

Hver mandag holder vi tavlemøder, hvor vi trækker statistik ud fra e-Dok, som fortæller os, hvor mange dokumenter, der venter på at blive sendt ud. Så kan vi fordele arbejdet og finde ud af, hvordan vi kan få godkendt og sendt retningslinjerne videre til dem, der skal bruge dem.

Siden implementeringen har Ole Nielsen haft tæt kontakt med Improvento: ”Vi fik jo meget hurtigt regionens største samling af dokumenter, så hvis vi fandt et problem, ville andre nok også få det på et tidspunkt.”  At have Improvento med bag systemet, er en klar fordel, ifølge Ole Nielsen: ”Nu har vi en professional organisation til at hjælpe os, ” siger han og fortsætter: ” Jeg kan godt finde på at ringe til Improvento for at komme med forslag, for der er en fantastisk god dialog mellem os.” siger e-Dok koordinator, Ole Nielsen.