Project Description

Enkel kvalitetsstyring letter arbejdet på Klinisk Biokemisk Afdeling i Hjørring

På Klinisk Biokemisk Afdeling på Regionshospital Nordjylland i Hjørring arbejder bioanalytikere hver dag med at undersøge prøver af blod, urin og fæces for forskellige sygdomme – og senest også svælgprøver for COVID-19. Her er det vigtigt at have styr på sine analyseinstrumenter og processer, for at sikre at patienter og læger hver dag modtager korrekte prøvesvar. Til det bruger afdelingen Improventos kvalitetsstyringssystem Quality Suite – som de i Hjørring kalder DMS.

I DMS har vi instrukser, vejledninger, aftaledokumenter, kvalitetshåndbøger, personalehåndbøger og manualer… Jeg synes jo, vi har det hele! Alt hvad vi skal bruge her. Så hvis man skal lave noget, så slår man op i DMS for at finde ud af det,” fortæller Dorthe Gilkrog Nielsen, som er kvalitetsansvarlig bioanalytiker på afdelingen.

En del af hendes arbejde består i at vedligeholde kvalitetsstyringssystemet, og derfor sidder hun med meget af administrationen.

Jeg synes, det er overskueligt og nemt, når man sidder som kvalitetsansvarlig: At have styr på versioner af dokumenter, hvem der går ind i dem, og hvornår der er ændret i dem. Jeg tror, det er det, jeg sætter mest pris på – jeg kan godt lide at arbejde i det,” forklarer Dorthe Gilkrog Nielsen.

DMS er Klinisk Biokemisk Afdelings version af kvalitetsstyringsløsningen Quality Suite, som sørger for at medarbejderne altid har adgang til valid information i form af politikker, retningslinjer og instrukser.

Et brugervenligt redskab til kvalitetssikring

Mange af hendes cirka halvtreds kollegaer – som blandt andet tæller SOSU-assistenter, bioanalytikere, lægesekretærer, kemikere, laboratorieteknikere og overlæger – bruger DMS som et redskab, der understøtter deres arbejde i dagligdagen. Og det virker:

Brugerne synes, det er overskueligt at finde dokumenterne derinde. De synes, det er brugervenligt at læse i og nemt at søge i,” fortæller Dorthe Gilkrog Nielsen.

På Klinisk Biokemisk Afdeling har de mange medarbejdere brugt DMS i over 15 år – og de er fortsat tilfredse med løsningen, som er blevet en naturlig del af hverdagen. Dorthe Gilkrog Nielsen forklarer, at det blandt andet skyldes et velfungerende samarbejde med Improvento, og at systemet er så brugervenligt.

Kvalitetsstyring skaber nemmere og bedre arbejdsgange

Med over 2000 dokumenter på afdelingen er kvalitetsstyringssystemet en stor hjælp for både nye og rutinerede medarbejdere, som hurtigt kan finde den information, de har brug for. De kan slå op i dokumentsamlinger, eller bruge den lettilgængelige søgefunktion i DMS. At medarbejderne kan finde alle slags dokumenter i systemet, er i høj grad med til at sikre at arbejdet sker indenfor de givne rammer:

For eksempel har vi et dokument, der beskriver, hvornår der går transporter til prøver til andre laboratorier. Her kan medarbejderne se, hvornår de skal have prøverne færdige, og hvornår der kommer prøver ind til dem. Så det er et redskab til at kunne udføre sit arbejde,” fortæller Dorthe Gilkrog Nielsen.

DMS sikrer, at arbejdsgangen er enklere for både medarbejderne og for Dorthe Gilkrog Nielsen som kvalitetsansvarlig. Ved hjælp af læsekvitteringer og adviseringer har hun overblik over hvem, der læser hvilke dokumenter. Samtidigt kan hun sørge for, at alle medarbejdere læser de dokumenter, som er relevante for dem.

Det er en nem måde at få besked ud til mange på, fordi de får en mail, når noget skal læses, og der sker ændringer. Det gør de, fordi jeg sender dokumenter ud med læsekvitteringer. På den måde har vi hele tiden styring på, hvem der har læst de enkelte dokumenter. Og det er overskueligt for medarbejderne hvad de skal læse,” forklarer Dorthe Gilkrog Nielsen.

Afvigelsesregistrering sikrer kvalitet i arbejdet

Udover dokumenthåndteringen i DMS bruger medarbejderne på afdelingen også Improventos registrerings- og afvigelsessystem som en del af deres kvalitetsstyring. Systemet bliver især brugt til at registrere afvigelser omkring blodprøver, hvor der ikke kan afleveres et svar – det sker for eksempel, hvis en prøve bliver behandlet forkert.

At den slags afvigelser kan registreres i systemet er med til at forenkle arbejdsgangene på afdelingen af flere årsager: ”Systemet er overskueligt bygget op, og der kan hurtigt oprettes en afvigelse, som sendes til områdeansvarlige,” forklarer Dorthe Gilkrog Nielsen. Hun fortsætter:

Vi bruger systemet til at se, om der findes mønstre i afvigelserne, der kan føre til en korrigerende handling. Vi laver også udtræk for enkelte praksisser, så afvigelserne kan bruges til læring for andre prøvetagere.

På den måde er afvigelsessystemet en stor hjælp for medarbejderne – og det gavner også patienterne i sidste ende. Det er nemlig med til at sikre, at arbejdet på afdelingen altid udføres rigtigt.

Som kvalitetsansvarlig bruger jeg de forskellige udtræk til at vurdere, om der er områder, der trænger til gennemgang, eller om der kan være behov for forbedringer,” fortæller Dorthe Gilkrog Nielsen.